ADM.PROYECTOS

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

La administración de proyectos viene a ser la manera de como los administradores emplean sus conocimientos, habilidades, herramientas y  técnicas para la realización de un proyecto, en donde van a toman en cuenta el tiempo, capital, materiales, recursos humanos y tecnología, y así poder llegar al objetivo del proyecto.

Se emplea la administración de proyectos en las organizaciones,  donde pueda llegar a una solución de algún tipo de  problema que se pueda estar presentando en la organización, para ello se va ver su importancia, sus funciones y así poder llegar al objetivo del proyecto.

Para poder llegar al objetivo del proyecto, tenemos que emplear una planeación, organización, dirección, control, y así poder satisfacer los requerimientos del proyecto.

DEFINICION

Viene a ser la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requerimientos del proyecto.

OBJETIVOS

§                                 Conocer los conceptos de la metodología de Administración de Proyectos.

§                                 Establecer los lineamientos en el uso de la práctica de Administración de Proyectos.

§                                 Identificar las actividades críticas de la Administración de Proyectos.

§                                 Establecer el primer nivel de competencias en Administración de Proyectos.

 SITUACION ACTUAL DEL ENTORNO

•         Por cada 6 nuevos sistemas de software de gran escala que son puestos en operación, otros2 son cancelados.

•         75% de los sistemas grandes tienen fallas de operación, o no funcionan como se esperaba o no se usan.

•         El 50% de los proyectos de desarrollo de software sobrepasan su calendario en más de la mitad del tiempo.

•         52.7% de los proyectos sobrepasan su costo inicial estimado en 189%.

•         31.1% de los proyectos son cancelados antes de que sean terminados.

FUNDAMENTOS DE LA METODOLOGIA

Funciones del PMI

·                                 Gestión de Integración

·                                 Gestión de Alcance

·                                 Gestión de Tiempo

·                                 Gestión de Costo

·                                 Gestión de Calidad

·                                 Gestión de Recursos Humanos

·                                 Gestión de Comunicaciones

·                                 Gestión de Riesgo

·                                 Gestión de Adquisiciones

Mediante la aplicación de las funciones del PMI, nos podremos dar cuenta lo beneficioso que puede resultar hacer distintos tipos de proyectos para las empresas, y que mediante su experiencia va ser útil en el uso de la metodología de la administración de proyectos.

ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

·                                 Inicio.

·                                 Planeación.

·                                 Ejecución.

·                                 Control.

·                                 Cierre.

Mediante estos procesos podemos visualizar el nivel de cada actividad del inicio de una fase hasta el final de la fase en un tiempo determinado.

Administrador de Proyectos Planner

Introducción
Planner es una herramienta de administración de proyectos de propósito general que proporciona una gran variedad de funcionalidades, que están disponibles a través de cuatro pantallas distintas, llamadas vistas. Como se verá, se accede a las vistas haciendo clic en los iconos de la barra de herramientas de la izquierda de la ventana de Planner.
¿Qué es planner?
“Es el planificador estratégico se ocupa de canalizar y orientar el planteamiento de la comunicación. Su misión debería ser asegurar que los esfuerzos creativos están orientados en la correcta dirección y por otra parte facilitar herramientas para que la exploración creativa sea mas eficaz, correctamente orientada y potenciada con un conocimiento de los contextos en los que se va a realizar, es decir, partiendo del consumidor, la marca y la competencia como vectores cardinales del trabajo a realizar.
El planner es una instancia de reflexión, análisis, evaluación, integración y cuestionamiento en el seno de la agencia. Su proceso de análisis es algo más metodológico y más orientado a lo conceptual y abstracto. El creativo en cualquiera de los ámbitos comunicacionales sintetiza y explora las potencialidades de los lenguajes para superar las barreras o para construir unidades de persuasión y relación con sus audiencias.
Características
Planner puede almacenar sus datos en ficheros XML o en una base de datos postgresq. Los proyectos pueden ser impresos en PDF o exportados a HTML para una visualización simple desde cualquier navegador web.
El programa permite:
Gestión de calendarios
Gestión de recursos
Seguimiento del avance del proyecto
Enlazar tareas
Exportación a diferentes formatos
Planner fue creado originalmente por Richard Hult y Mikael Hallendal en Imendio, pero actualmente planner es parte integrante del proyecto GNOME. Para instalarlo en Linux se recomienda usar las herramientas propias de su distribución. En Windows puede descargar el archivo desde el siguiente enlace:
Planner utiliza un formato de archivo basado en XML o una base de datos PostgreSQL para almacenar los detalles del proyecto. Este software cuenta con:
Diagramas de Gantt
Gestión de tareas
Manejo de dependencias
Definición y asignación de recursos
Subtareas
Calendarios de proyecto y vacaciones.
Se puede observar en la figura 11, en el costado izquierdo del escritorio la aparición de las herramientas: Diagrama de Gantt, tareas, recursos y usos de los recursos.

Figura 11. Ventana del escritorio de Planner.

Ventana del planificador de tareas
Las tareas (figura 12) también se muestran en el diagrama de Gantt, pero la vista de tareas muestra más detalles de cada tarea.


Figura 12. Ventana del planificador de tareas.
La ventana de tareas permite que usuario realice lo siguiente:
Definición de tareas.- Se definen las características del proyecto en tareas más pequeñas y manejables.
La secuenciación de tareas.- Se identifican las dependencias entre las tareas y otras restricciones. De definen los detalles en la sección llamada "propiedades de tareas".
Estimación de duración de la tarea.- Se estima el tiempo que se tarda en completar las tareas.
Cálculo de costos de tareas - Se estima cuál será el costo para realizar las tareas

Ventana de Diagrama de Gantt
La ventana de diagrama de Gantt combina el diagrama de Gantt con una versión abreviada de la vista de tareas y es una representación gráfica de todas las tareas que componen el proyecto. Cada barra en el gráfico es una representación gráfica del tiempo que se ha previsto que debe tomar la tarea. El diagrama de Gantt no ofrece todas las características como las que ofrecería un diagrama generado por MS-PROJECT, pero se trata de una herramienta de gestión de proyectos valiosos para la forma en que permite al usuario ver los datos del proyecto.

Figura 13. Ventana del diagrama de Gantt.
La ventana de diagrama de Gantt (figura 13) permite que usuario realice lo siguiente:
Ver una representación gráfica de la programación del proyecto
Manejar las relaciones de trabajo con arrastrar y soltar
Utilizar el zoom in y zoom out para ver las características a diferentes niveles de detalle
Ver los recursos asignados a cada tarea
Ventana de recursos

Figura 14. Ventana del planificador de recursos.




La ventana de recursos (figura 14) permite acceder a las siguientes características:
Gestión de recursos lista, incluyendo tanto los recursos humanos y los materiales
Grupo de recursos de gestión
Manejo de los recursos de costos
Ventana del uso de los recursos

Figura 15. Ventana del uso de recursos.




Se pueden cambiar las columnas que son visibles, para ello seleccionar Ver → Editar columnas visibles. Este cuadro de diálogo permite agregar, eliminar y reordenar las columnas de la ventana del diagrama de Gantt. La misma característica está disponible en las otras ventanas.

Descripción de colores del gráfico de la herramienta uso de recursos.

La ventana uso de recursos muestra la disponibilidad de los recursos basados ​​en las tareas que han sido asignadas. Que el diseño es similar al diagrama de Gantt, pero éste está organizado por los recursos. La línea de resumen muestra la disponibilidad del recurso.

El detalle muestra cada tarea a la cual el recurso está asignado y el tiempo de duración de la tarea el cual está representado en un gráfico de barras.

Sobre asignaciones
Se muestran en rojo en la barra de resumen y es fácil ver dónde está la línea de asignación del trabajo para crear la sobreasignación (figura 16).

Figura 16. Colores en para sobre asignación de recursos.
El código de colores que representa el estado de las tareas en el programa es el siguiente:
Verde indica que el recurso no está asignado a una tarea en ese momento.
Azul tiene un significado diferente dependiendo del contexto. En la línea de trabajo, muestra que el recurso es parcial o totalmente asignado a la tarea (con el porcentaje de asignación que aparece al lado), pero en la línea de resumen de los recursos, muestra que el recurso está asignado íntegramente en ese momento.
Gris indica que el recurso se destinan parcialmente en ese momento
Rojo indica que el recurso está sobre asignado.
En las figuras 17 y 18, se muestra el resultado del ejercicio que se desarrolló como ejemplo:

Figura 17. Desarrollo del proyecto.






Figura 18. Desarrollo del proyecto.






Ventajas y Desventajas
Ventajas
Se encuentra en Español
Fácil de usar
Es un programa multiplataforma (Funciona tanto en LINUX como WINDOWS)
Cuenta con las herramientas básicas para la planeación de la mayoría de proyectos.
Se puede descargar desde internet en pocos minutos y es gratuito
Permite importar proyectos desde MS PROYECT en formato XML.
Puede exportar en formato HTML.
No requiere equipos con muchas prestaciones ya que consume solamente 36MB de memoria para trabajar y no necesita mucha resolución en la pantalla.
Desventajas
Le falta herramientas para exportar en más formatos
Mayor detalle en el porcentaje de las subtareas.
No cuenta con aplicación para trabajar en Internet como con el MS PROJECT
No cuenta con versiones para móviles.
Requisitos del sistema
Procesador: Procesador a 500 MHz o superior.
Memoria: Memoria RAM de 256 MB o más.
Disco duro: Es muy compacto solo utiliza 36 MB. Y se instala muy rápido en escasos segundos.
Pantalla: Realmente no requiere mucha resolución funciona hasta con una resolución de 800 x 600 o superior.
Sistema operativo: Funciona con todas las variantes de Linux disponibles actualmente y con Windows 2000, XP, 2003, Vista y hasta Windows 7 sin importar si se trabaja con 32 o 64 bits.
Conclusiones
Es una herramienta que usando muy poco recursos del sistema permite planear proyectos con una calidad bastante buena.
Es muy fácil de aprender a usar y además de fácil instalación. Se instala en escasos minutos y se adquiere en línea de forma gratuita.
Permite importar un proyecto de XML y también permite exportar en HTML.
Como conclusión se observa una gran herramienta en potencia para usuarios que usan equipos que no tienen muchas prestaciones como grandes memorias o potentes procesadores ya que no lo requiere y además no ocupa mucho espacio en memoria, es un programa que aun siendo parte del paquete de GNOME trabaja muy bien en Windows 7, actualmente está en evolución constante por los usuarios y a futuro se espera que pueda usarse en cualquier equipo móvil.